Слова о том, что на нашем факультете учат в первую очередь свободно мыслить – я слышу уже не в первый раз. Вот и сейчас сижу в кафе – напротив допивает свой кофе жизнерадостный финн, один из многочисленных участников недавней конференции, и взахлеб рассказывает мне о том, как понравились ему питерские собеседники. Не даром в Европе за воспитанниками Петербургского декана К. Худолея закрепилась репутация весьма рассудительных специалистов и экспертов в области международных отношений.
   Что так сильно влияет на впечатление о факультете заграницей? На нашем факультете ежемесячно проходит огромное количество конференций и семинаров – в т.ч. с международным представительством – по количеству и по качеству их хватило бы на самостоятельный ВУЗ.
   Львиная доля таких событий проходит при поддержке, или прямом участии отдела науки, и, пожалуй, ни у кого на факультете нет такого опыта в организации конференций, как у заместителя декана по научной работе Станислава Леонидовича Ткаченко.
   В сегодняшнем интервью мы попросили его поделиться с нами своим опытом и рассказать, как организуются международные конференции.
   Станислав Леонидович, во-первых, разрешите поблагодарить Вас за то, что Вы согласились ответить на наши вопросы. Скажите, как организуются конференции на нашем факультете?
- Процесс организации конференции включает в себя несколько этапов. Первый из них я бы назвал самым трудным и важным. На этом этапе принимается решение о необходимости проведения конференции и определяется ее главная тема, а также вопросы, которые участники конференции будут обсуждать на ее заседаниях. Если конференция призвана обсудить горячую тему мировой политики: расширение НАТО и ЕС на страны Балтии, международных терроризм или что-то подобное, то задача несколько облегчается. Если же речь идет о традиционных для нашего факультета конференциях (по отношениям России и ЕС в целом, отношения России и НАТО, проблемы международной безопасности, международные отношения в Балтийском регионе), то прежде чем мы убедимся в необходимости проведения конференции, а ее программа будет составлена, организаторам приходится провести долгие часы за чтением новейшей литературы, вести поиск в Интернете и беседовать со специалистами, часто в других странах. Но после того как первый этап пройден, все остальное представляет скорее технические трудности, которые преодолеваются проще, чем творческие.
    Второй этап – это подбор выступающих на конференции и установление оптимального круга участников. На этом этапе следует ответить на вопрос: кому данная конференция может быть интересна кроме специалистов по международным отношениям. Это могут быть российские и иностранные дипломаты, представители исполнительной власти (например, Администрации Санкт-Петербурга или Правительства Ленинградской области), представители политических партий и движений, журналисты, представители неправительственных организаций, официальные представители действующих в России или за рубежом международных организаций. Обычно, конференция проводится для достижения двух целей:
    1. Для обсуждения в кругу специалистов актуальных проблем международного сотрудничества;
    2. Для максимально широкого оповещения о сущности этих проблем и новых подходах к их разрешению через прессу и прямое взаимодействие с теми, кто принимает решения на национальном или международном уровнях.
    Третий этап – рассылка приглашений и программы конференции, оформление визовых приглашений для иностранных участников, решение проблем проживания и питания иногородних и иностранных участников.
    Наконец, всю эту работу венчает проведение конференции, обычно длящейся один-два дня.

    Как технически происходит приглашение участников, особенно иностранных? Ведь не секрет, что оформление виз в Россию сопряжено с подчас большими трудностями, чем наоборот.
  -Российские участники приглашаются обычно через отправление письма по почте или по факсу. При этом нужно убедиться в том, что у вас имеются правильные координаты интересующего Вам человека, так что предварительно может потребоваться письмо по электронной почте или звонок по телефону. В письме должно содержаться приглашение посетить в конкретные числа конференцию (указывается ее полное название и организаторы), а также уточнение, в какой именно роли хотелось бы видеть приглашаемое лицо – выступающих на пленарном заседании, на заседании секции, или слушатель. С иностранными участниками ситуация значительно сложнее. Как правило, со всеми иностранными гостями можно легко войти в контакт по электронной почте. Поэтому предварительная работа – согласие приехать на конференцию, даты приезда и отъезда, тема выступления – может быть проделана заранее. Но иностранному участнику все же обязательно следует отправить по факсу официальное приглашение, подписанное председателем организационного комитета конференции. Для оформления визового приглашения следует обратиться в специальный отдел ректората нашего университета, который официально полномочен выполнить эту работу. Запрос о визовом приглашении должен содержать максимально подробную информацию об иностранном госте (полное имя, дату рождения, постоянное место жительства, место работы и должность, контактные номера телефона и факса). Самым “изысканным” является требование предоставить фотокопию (на жаргоне – “ксерокопию”) страницы паспорта иностранца, на которой помещена его фотография и отчетливо виден номер паспорта. Порой трудно объяснить иностранным партнерам, зачем российскому МИДу это (фотокопии паспорта) нужно… Запрос должен быть подписан деканом факультета (или одним из его заместителей, если декан отсутствует) и скреплен печатью факультета. Немаловажная деталь – на оформление официального приглашения посетить Россию требуется достаточно продолжительное время и немалые деньги: более 500 рублей, если требуется оформить приглашение за 3 дня, и около 300 рублей, если можно подождать около месяца. Далее приглашение (официальный бланк министерства иностранных дел России, где указаны имя, гражданство вашего гостя, а также даты посещения им России) следует отправить про почте или по факсу иностранному участнику конференции (только в ограниченное число государств, например в Германию) и терпеливо ждать, выдаст ли российское посольство в данной стране ему визу, или откажет. Впрочем, оформленные в нашем университете приглашения российские дипломаты за рубежом уважают и отказов у нас никогда не было.

    Как Вы относитесь к большему привлечению студентов, особенно старших курсов, у которых уже сложилось свое аргументированное мнение по целому ряду вопросов?
- Я отношусь к этому очень положительно. Единодушное мнение Ученого совета и деканата факультета состоит в том, что проводимые у нас международные конференции – важный элемент в подготовке специалистов международного уровня, способных работать в самой разнообразной среде. Участие в крупной международной конференции, а тем более выступление на ней – это всегда поначалу большой стресс для любого человека, тем более для студента. Однако, нужно уметь взять себя в руки и выполнить ту миссию, с которой ты присутствуешь на конференции – убедить в своей правоте других или понять аргументы собеседников. Это трудно, но регулярное участие в конференциях позволяет этому научиться, а стрессы – преодолевать.

    Хорошо. Предположим, у меня появилась идея организовать конференцию, скажем, по проблемам транспортного транзита грузов в странах Прибалтики. С чего мне начать, как воплотить задуманное?
- Вам следует внимательно обсудить со специалистами транспортную проблематику, составить проект программы и определить ключевых российских и иностранных участников. Далее Вам предстоит еще огромный объем работы, но если у Вас достаточно энергии, отличный английский язык и коммуникабельность – Вы с данной задачей справитесь.

На сколько мне известно, в феврале будущего года несколько инициативных групп студентов планирует провести серию молодежных конференций. Будем надеяться, что рассказанное Вами поможет им в этом начинании. Спасибо.

Беседу вел Дмитрий Леви